เครื่องถ่ายเอกสารถือเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่มีความจำเป็นมาก จนไม่สามารถที่จะขาดไปได้ อีกทั้งเครื่องถ่ายเอกสารในปัจจุบันนี้ ยังเพิ่มขีดความสามารถมากกว่าที่จะเป็นเพียงเครื่องถ่ายเอกสารธรรมดาเครื่องนึงเสียแล้ว คือ เครื่องถ่ายเอกสารในปัจจุบันสามารถเป็นได้ทั้ง เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้นท์เตอร์ เครื่องแสกนเนอร์ และเครื่องแฟกส์ ได้ในตัวเดียวกัน ดังนั้น เรายิ่งต้องให้ความสำคัญกับเจ้าเครื่องถ่ายเอกสารพวกนี้เพิ่มมากยิ่งขึ้นไปหลายเท่าตัว แต่ก็ต้องยอมรับว่าเจ้าเครื่องตัวนี้นั้นสามารถเกิดปัญหาในการใช้งานได้ขึ้นทุกขณะ ไม่ว่าจะเป็นจากตัวเครื่องเองที่มีระบบเซ็นเซอร์อยู่มากมายหลายร้อยตำแหน่ง หรือจากลูกค้าที่ใช้งานไม่ถูกต้อง เป็นต้น
เทคนิคการดูแลเครื่องถ่ายเอกสารก็ไม่ยาก ในที่นี้จะแนะนำในส่วนของผู้ใช้งานทั่วไปเท่านั้นนะครับ ไม่ต้องลงลึกไปขั้นตอนการทำความสะอาดส่วนด้านในของตัวเครื่อง (ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของช่างจะดีกว่า)
1.ดูแลความสะอาดของพื้นที่กระจกส่องอ่านต้นฉบับ หรือกระจกที่เราวางเอกสารแล้วถ่ายนั่นแหละครับ เพราะถ้าส่วนนี้มีรอยคราบกาว หรือ น้ำยาลบคำผิดต่างๆ สำเนาที่เราถ่ายออกมาก็จะมีรอยด่างดำ ดูแล้วไม่สวยงาม หรือบางครั้งอาจจะทำให้ข้อความผิดเพี้ยน หรือไม่สามารถอ่านได้
2.ดูแลเช็ด และทำความสะอาด ฝาตัวเครื่องถ่ายเกสารภายนอกบ้าง การเช็ดนี้ไม่จำเป็นต้องใช้น้ำยาพิเศษแต่อย่างใด ใช้เพียงผ้าชุบน้ำเปล่าพอหมาด เช็ดถูเพียงเบาๆ ก็จะช่วยให้ตัวเครื่องถ่ายเอกสารของเราดูน่าใช้งานมากยิ่งขึ้น
3.มีสมุดจดบันทึกการซ่อมบำรุงประจำเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อที่ว่าจะได้ทราบว่าการซ่อมบำรุงของเจ้าเครื่องที่เราใช้อยู่นั้นเป็นอย่างไรบ้าง เมื่อซ่อมบำรุงไปแล้ว สามารถกลับมาใช้งานได้กี่แผ่นจนถึงระยะที่ต้องซ่อมอีกครั้ง บางเครื่องมีการซ่อมบำรุงบ่อยครั้งเนื่องจากมีอายุการใช้งานมากแล้ว สมุดเล่มนี้ก็จะทำให้เรารู้ว่าควรจะซื้อเครื่องใหม่ดี หรือจะซ่อมกันต่อไป
4.หมั่นดูแล และเปลี่ยนชิ้นส่วนสิ้นเปลืองอยู่เสมอ เช่น แม่พิมพ์ภาพ และชุดความร้อน อุปกรณ์พวกนี้จะมีอายุการใช้งานอยู่ เมื่อถึงเวลาเปลี่ยนก็ควรจะต้องเปลี่ยน เพื่อไม่ให้กระทบไปถึงการทำงานของส่วนอื่น เป็นต้น
5.สำคัญที่สุดคือ "ผู้ใช้" ควรมีการอบรมการใช้เครื่องถ่ายเอกสารให้ถูกต้องแก่ผู้ใช้งาน หรือ ผู้ที่ใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารทุกท่านควรที่จะศึกษาและอ่านคู่มือการทำงานโดยละเอียด อย่าใช้งานผิดประเภทหรือผิดวิธี เช่น เครื่องถ่ายเอกสารตัวนี้ สามารถรองรับกระดาษที่ความหนา 70-210 แกรม แต่ผู้ใช้ไปใช้ที่ความหนามากกว่า หรือน้อยที่กำหนด ก็อาจจะทำให้กระดาษติด หรือ แม่พิมพ์ภาพหมดอายุก่อนระยะเวลาอันสมควร
สิ่งต่างๆเหล่านี้ก็จะทำให้เครื่องถ่ายเอกสารของท่านสามารถใช้งานได้เป็นปกติ หรือสามารถยืดอายุการใช้งานให้ยาวนานขึ้นได้
เทคนิคการดูแลเครื่องถ่ายเอกสารก็ไม่ยาก ในที่นี้จะแนะนำในส่วนของผู้ใช้งานทั่วไปเท่านั้นนะครับ ไม่ต้องลงลึกไปขั้นตอนการทำความสะอาดส่วนด้านในของตัวเครื่อง (ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของช่างจะดีกว่า)
1.ดูแลความสะอาดของพื้นที่กระจกส่องอ่านต้นฉบับ หรือกระจกที่เราวางเอกสารแล้วถ่ายนั่นแหละครับ เพราะถ้าส่วนนี้มีรอยคราบกาว หรือ น้ำยาลบคำผิดต่างๆ สำเนาที่เราถ่ายออกมาก็จะมีรอยด่างดำ ดูแล้วไม่สวยงาม หรือบางครั้งอาจจะทำให้ข้อความผิดเพี้ยน หรือไม่สามารถอ่านได้
2.ดูแลเช็ด และทำความสะอาด ฝาตัวเครื่องถ่ายเกสารภายนอกบ้าง การเช็ดนี้ไม่จำเป็นต้องใช้น้ำยาพิเศษแต่อย่างใด ใช้เพียงผ้าชุบน้ำเปล่าพอหมาด เช็ดถูเพียงเบาๆ ก็จะช่วยให้ตัวเครื่องถ่ายเอกสารของเราดูน่าใช้งานมากยิ่งขึ้น
3.มีสมุดจดบันทึกการซ่อมบำรุงประจำเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อที่ว่าจะได้ทราบว่าการซ่อมบำรุงของเจ้าเครื่องที่เราใช้อยู่นั้นเป็นอย่างไรบ้าง เมื่อซ่อมบำรุงไปแล้ว สามารถกลับมาใช้งานได้กี่แผ่นจนถึงระยะที่ต้องซ่อมอีกครั้ง บางเครื่องมีการซ่อมบำรุงบ่อยครั้งเนื่องจากมีอายุการใช้งานมากแล้ว สมุดเล่มนี้ก็จะทำให้เรารู้ว่าควรจะซื้อเครื่องใหม่ดี หรือจะซ่อมกันต่อไป
4.หมั่นดูแล และเปลี่ยนชิ้นส่วนสิ้นเปลืองอยู่เสมอ เช่น แม่พิมพ์ภาพ และชุดความร้อน อุปกรณ์พวกนี้จะมีอายุการใช้งานอยู่ เมื่อถึงเวลาเปลี่ยนก็ควรจะต้องเปลี่ยน เพื่อไม่ให้กระทบไปถึงการทำงานของส่วนอื่น เป็นต้น
5.สำคัญที่สุดคือ "ผู้ใช้" ควรมีการอบรมการใช้เครื่องถ่ายเอกสารให้ถูกต้องแก่ผู้ใช้งาน หรือ ผู้ที่ใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารทุกท่านควรที่จะศึกษาและอ่านคู่มือการทำงานโดยละเอียด อย่าใช้งานผิดประเภทหรือผิดวิธี เช่น เครื่องถ่ายเอกสารตัวนี้ สามารถรองรับกระดาษที่ความหนา 70-210 แกรม แต่ผู้ใช้ไปใช้ที่ความหนามากกว่า หรือน้อยที่กำหนด ก็อาจจะทำให้กระดาษติด หรือ แม่พิมพ์ภาพหมดอายุก่อนระยะเวลาอันสมควร
สิ่งต่างๆเหล่านี้ก็จะทำให้เครื่องถ่ายเอกสารของท่านสามารถใช้งานได้เป็นปกติ หรือสามารถยืดอายุการใช้งานให้ยาวนานขึ้นได้