บริหารเวลา...หนทางสู่จุดมุ่งหมาย

[don]

คนไทยหลายคนระทมทุกข์ตลอดปี 2551   ไม่เพียงแต่สิ่งต่างๆที่เข้ามากระทบ  รวมถึงสิ่งที่เราไปกระทบกับคนอื่น  ไม่ว่าจะเป็นความคิด  คำพูดและการกระทำ   


หลายคนวนเวียนอยู่กับสิ่งเหล่านั้น  ไม่สามารถหลุดจากหลุมพรางที่ตนเองขุดขึ้นมา  ทำให้ดูเหมือนว่าตลอดปี 2551 ไม่มีอะไรเกิดขึ้นที่เป็นประโยชน์ต่อตนเองและคนรอบข้าง 

เมื่อไม่กี่วันมานี้  ผมได้รับจดหมายอิเลกทรอนิกส์ฉบับหนึ่ง  เรื่อง ?เทคนิคการบริหารเวลาของขงเบ้ง?  โดยไม่บอกชื่อผู้เรียบเรียง  บอกแต่ว่า เป็นด็อกเตอร์ทางด้านประวัติศาสตร์และภาษาเอเชียตะวันออกจากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด  อดีตรองปลัดกระทรวงการต่างประเทศ   ผมเห็นว่าน่าสนใจอยากนำมาเผยแพร่ต่อครับ

มองจากแง่มุมของเศรษฐศาสตร์ เวลาของทุกคนมีคุณค่าไม่เท่ากัน  การบริหารเวลาของแต่ละคนจึงหมายถึงความแตกต่างระหว่างความสำเร็จกับความพ่ายแพ้  ค่าของเวลาเกี่ยวข้องกับสมรรถภาพ  ซึ่งในแง่ธุรกิจคือ ต้นทุน

ครั้งหนึ่งเล่าปี่ขอขงเบ้งให้แนะนำวิธีสร้างตนเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน  ขงเบ้งว่า ?งานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผน  และรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ  โดยเทคนิคการบริหารเวลาแบ่งเป็น 3 ขั้น  สูง  กลาง  ต่ำ  ขั้นต่ำ เน้นการใช้กระดาษบันทึก  ขั้นกลาง ใช้ตารางและโปรแกรมประจำวันซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน  ขั้นสูง เน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรี  ควรเน้นการใช้แผนดำเนินงาน  ตามสำคัญของงานเพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงาน   

โดยขงเบ้งชี้แจงกับเล่าปี่ว่า  ทั้ง 3 ขั้นต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละขั้น 

เล่าปี่สารภาพว่า ?หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารแล้ว  ข้ายอมรับว่าวิธีของข้าอยู่ที่ขั้นต่ำ  เพราะใช้แค่การส่งใบสลิปบันทึก?

อ่านมาถึงตรงนี้    คุณเป็นคนหนึ่งหรือไม่ที่มีพฤติกรรมเช่นเล่าปี่ครับ   และไม่เป็นที่แปลกใจว่า  ทำไมเล่าปี่ถึงรู้สึกว่าตนเองมีงานมากมายที่ต้องทำทุกวัน  จนเวียนเกล้าเวียนศีรษะไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย

หลังจากนั้น  ขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองก้อนหิน  ก้อนกรวด  ก้อนทราย  และน้ำจำนวนหนึ่งที่ให้ลูกน้องเตรียมมาแล้วกล่าวว่า  ?คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่ใบนี้  ความจุของถังนี้เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนๆหนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง  ก้อนกรวด  เปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน  ก้อนหินคือภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน  เม็ดทรายเปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ  และน้ำคือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน?

นอกจากนี้  ขงเบ้งยังสอนเรื่องการเลือกการจัดการก่อนหลังอีกว่า  หากถังเหล็กตั้งแต่แรกเติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด  ทรายและน้ำ  ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้  แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อนในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆเข้าไปอีก  ดังนั้น  การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า  อะไรคือก้อนหิน  อะไรคือก้อนกรวด  อะไรคือเม็ดทราย  และน้ำ และไม่ว่าจะเป็นประการใด  ก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังอันดับแรก?

เล่าปี่ยังคงตั้งปุจฉาอีกว่า  ?แล้วการวิเคราะห์แยกแยะเรื่องต่างๆออกเป็น 4 หมวดมีผลอย่างไร?

ขงเบ้งตอบว่า  ?บุคคลจำพวกที่ว้าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวด  ย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดันและวนเวียน  อยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า  พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทรายจะขาดพลังสร้างสรรค์  ชอบฟังคำพูดเพราะหู  คบคนแบบผิวเผิน  พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำ  มักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบ  แม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง?

1 ปีที่ผ่านมาคุณให้ความสำคัญกับก้อนหิน  หรือก้อนกรวด  หรือ  เม็ดทราย  หรือ น้ำครับ 

แต่สำหรับผม  การให้ความสำคัญกับบางเรื่อง  บางโอกาส และบางคน เราใช้เหตุผลอย่างเดียวไม่ได้ครับ  เป็นเรื่องของใจมากกว่าสมอง

คุณคิดอย่างไรครับ
-0987

[suphap]

ทำทุกวันของคุณให้มีคุณค่าคับ  ijn