การวางแผนระบบบัญชีสำหรับธุรกิจ SMEs

[don]

การวางแผนระบบบัญชีสำหรับธุรกิจ  SMEs
                        
อาจารย์สุเทพ ด่านศิริวิโรจน์

ความหมายของ  ?การบัญชี?
การบัญชีมีคำนิยามต่างๆกันตามความนิยม แต่ที่ใช้กันมากได้แก่คำนิยามของสมาคมผู้สอบบัญชีรับอนุญาตของประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งกล่าวไว้ว่า การบัญชีหมายความถึง ?การจดบันทึก การจำแนก การสรุปผล และการรายงานเหตุการณ์เกี่ยวกับการเงิน โดยใช้หน่วยเป็นเงินตรา รวมทั้งการแปลความหมายของผลการปฏิบัติดังกล่าวด้วย?
จากนิยามความหมายของการบัญชีดังกล่าวข้างต้น จะเห็นได้ว่าในกระบวนการทำบัญชีนั้น  จะต้องเริ่มด้วยการรวบรวมเอกสารหลักฐานของเหตุการณ์ทางการเงินของธุรกิจหรือเรียกอีกอย่างว่ารายการค้า เพื่อนำมาจดบันทึกเรียงตามลำดับก่อนหลังในสมุดรายวัน  แล้วจึงนำมาจำแนกแยกประเภทของรายการค้าในสมุดแยกประเภท  จากนั้นทุกรอบระยะเวลาตามแต่ที่เราต้องการ เช่นทุกเดือน หรือทุกไตรมาส หรือทุกปี ก็จะมาทำการสรุปผลสิ่งที่บันทึกแยกประเภทไว้แล้วนี้ออกมาเพื่อแสดงฐานะทางการเงิน(งบดุล) ผลการดำเนินงาน (งบกำไรขาดทุน) และผลการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน(งบแสดงการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน) ซึ่งงบที่แสดงผลสรุปนี้เรียกรวมว่า งบการเงิน  และงบการเงินที่ได้มาก็จะนำมาแปลความหมายในรูปของการวิเคราะห์งบการเงินต่อไป

ประโยชน์ของการบัญชี
   เมื่อมีการจัดทำบัญชีแล้ว กิจการก็จะได้รับประโยชน์จากรายงานทางการการบัญชีในด้านต่างมากมายได้แก่
บัญชีทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการควบคุมดูแลทรัพย์สิน เช่นบัญชีแสดงยอดเงินสดคงเหลือย่อมเป็นการบังคับให้ผู้รักษาเงินสดต้องรับผิดชอบในยอดเงินสดให้ตรงกับที่ปรากฏตามบัญชี
การบัญชีเป็นวิธีการเก็บรวบรวมสถิติอย่างหนึ่ง ซึ่งจะเป็นประโยชน์แก่ผู้บริหาร ในการควบคุมให้การดำเนินงานเป็นไปโดยมีประสิทธิภาพ
ช่วยป้องกันความผิดพลาดในการทำงาน เช่นไม่หลงลืมจ่ายค่าใช้จ่ายซ้ำ และใช้ตรวจสอบความถูกต้องได้ในภายหลัง
ช่วยคำนวณผลกำไรขาดทุนของกิจการสำหรับระยะเวลาหนึ่ง รวมทั้งยังช่วยแสดงฐานะของกิจการในขณะใดขณะหนึ่งด้วย




ระบบบัญชี
   ระบบบัญชี แบ่งแยกเป็นส่วนย่อยได้ดั้งนี้คือ
1. ระบบการรวบรวมจัดเก็บข้อมูลรายการทางการเงิน โดยกำหนดแบบพิมพ์หรือเอกสารที่กิจการใช้อยู่แล้วในการทำธุรกิจเช่น ใบส่งสินค้า ใบรับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่ายเงิน เป็นต้น ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลที่กิจการจะใช้ในการบันทึกรายการทางบัญชี
2. ระบบในการบันทึกรายการทางเงินเหล่านี้ตามลำดับก่อนหลัง โดยกำหนดประเภทของสมุดรายวันขั้นต้น ซึ่งทั่วไปก็ได้แก่ สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันขาย สมุดรายวันซื้อ สมุดเงินสด เป็นต้น เพื่อใช้ในการบันทึกรายการดังกล่าว
3. ระบบการแยกประเภทบัญชี โดยกำหนดจากประเภทของสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่ายตามความเหมาะสมของแต่ละกิจการ เพื่อใช่ในการผ่านรายการบัญชี
4. ระบบในการจัดทำรายงานในรูปงบการเงิน ซึ่งก็ได้แก่การวางรูปแบบของงบดุล งบกำไรขาดทุน และรายงานอื่นตามที่กิจการต้องการ

การวางแผนระบบบัญชี
   ดังได้กล่าวมาแล้วว่าบัญชีคือการรวบรวมข้อมูลรายการค้าของกิจการ ดังนั้นพนักงานทุกคนของกิจการต่างก็มีส่วนอยู่ตลอดเวลาที่ก่อให้เกิดรายการค้าขึ้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่ามีการทำรายการค้าอย่างหนึ่งอย่างใดขึ้น พนักงานคนใดต้องทำอะไร ใช้เอกสารแบบพิมพ์อะไร กรอกข้อความอะไรลงในแบบพิมพ์ที่กำหนดนั้น เรียบร้อยแล้วต้องนำส่งให้พนักงานบัญชีอย่างไร และเมื่อพนักงานบัญชีได้รับแล้วจะต้องบันทึกอย่างไร ขั้นต่างๆที่กล่าวข้างต้นคือการวางแผนระบบบัญชีนั้นเอง ซึ่งกิจการโดยทั่วไปพอจะแยกธุรกรรมหลักๆที่ต้องวางหลักการขั้นตอนในการทำงานเพื่อใช้ในการบันทึกรายการทางบัญชีได้ดังนี้
1.   ระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อและควบคุมสินค้าคงเหลือ
2.   ระบบบัญชีสำหรับการขายและควบคุมลูกหนี้
3.   ระบบบัญชีสำหรับการคำนวณต้นทุนในการผลิต
4.   ระบบบัญชีสำหรับเงินสดรับ
5.   ระบบบัญชีสำหรับเงินสดจ่าย

เมื่อวางระบบกำหนดหน้าที่ของแต่คนได้แล้ว  ในการบันทึกรายการทั้งในระดับตามเวลาก่อนหลัง และบันทึกแยกประเภทบัญชี ตลอดจนการจัดทำรายงาน กิจการอาจพิจารณาใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้าช่วยได้ ซึ่งปัจจุบันมีซอฟแวร์สำเร็จรูปทางบัญชีให้เลือกมากมายในท้องตลาด   




กรณีศึกษา

จากหนังสือเฟรนไชส์ สำนักพิมพ์เคแอนด์พีบุ๊ค
เชคเกอร์เฟรส
เชคเกอร์เฟรส เป็นธุรกิจแฟรนไชส์ขายเครื่องดื่มผสมค็อกเทล, ม็อกเทล และคานาเป้ ที่ประดับตกแต่งเป็นหน้าต่าง ๆ ที่สวยงามน่ารับประทาน รสชาติอร่อย พอดีคำ ลงทุนต่ำ ให้ผลตอบแทนสูงขายง่ายได้ทุกที่ เป็นธุรกิจที่ไม่เหมือนใคร ให้ผลตอบแทน 40,000.- 100,000 บาท/เดือน เจ้าของธุรกิจคือ คุณไพลิน ถนอมเกียรติ ซึ่งเรียนจบประชาสัมพันธ์มาจากมหาวิทยาลัยรามคำแหง คณะมนุษยศาสตร์ปัจจุบันอายุเพียง 33 ปี แต่มีประสบการณ์ด้านงานบริหารมากมาย
ประวัติความเป็นมา
เราไม่มีหุ้นส่วน ธุรกิจนี้ทำกับแฟน พี่จดลิขสิทธิ์ในนามของพี่เปิดตัวแฟรนไชส์จริง ๆ ก็กลางเดือนมิถุนายน 2546 ที่ผ่านมาที่เซ็นทรัลบางนา แต่ว่าเราทดลองการตลาดมาประมาณ 1 ปี โดยการขายเอง ผลตอบรับดีมาก เพราะในงานที่เซ็นทรัลบางนาจองกับเรา 51 ราย และหลังจากงานจองเพิ่มอีกประมาณ 60 รายแล้ว เพราะค่าแฟรนไชส์ถูกมาก เชคเกอร์เฟรส เราจะจดทะเบียนแยกอีกทีออกมากจาก แมลงอินเตอร์ เรามีแรงบันดาลใจมาจากธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ ธุรกิจแรกก็คือแฟรนไชส์แมลงอินเตอร์ มีทั้งหมด 80 แฟรนไชส์ ทั้งในกรุงเทพฯ และต่างจังหวัด
หลังจากที่เปิดตัวแฟรนไชส์เชคเกอร์เฟรสก็มีต่างจังหวัดด้วยที่ติดต่อกลับมาทั้งภาคใต้และภาคอีสานมีหมด ตะวันออกก็มีภาคเหนือเป็นเพชรบูรณ์ แรงบันดาลใจก็คือ เราทำแมลงอินเตอร์มาแล้ว ฟีดแบ็คของการซื้อแฟรนไชส์แมลงอินเตอร์ ในราคา 39,000.- บาท หรือราคาที่เริ่มต้นไม่ถึง 50,000.- บาท ฟีดแบ็คค่อนข้างดีและก็อีกอย่างหนึ่ง เราขายพร้อมอุปกรณ์เบ็ดเสร็จ ไม่มีค่ารอยัลตี้ จุดขายของเราคือไม่มีค่ารอยัลตี้ ไม่มีค่าบริการรายเดือน เรามีแต่ค่าธรรมเนียมการตลาดปีละ 5,000.- บาท และอีกตัวหนึ่งเวลาเราไปออกบูทแมลงอินเตอร์พื้นที่มันจะเหลือเราก็เลยคิดว่าอยากทำอะไรเพิ่ม คือเราเคยทำงานด้านโรงแรมมาก่อน เคยฝึกงานด้านโรงแรมเกี่ยวกับเอสแอนด์บี หรือว่าจะเป็นงานเกี่ยวกับพวกเครื่องดื่มหรือพวกอาหารเกี่ยวกับอาหารฝรั่งอะไรพวกนี้แหละค่ะ ก็เลยมีแรงบันดาลใจเพราะตนเองเป็นคนที่ชอบอะไรทันสมัย และชอบอะไรที่ใหม่ ๆ
ชื่อเชคเกอร์เฟรส
คิดเอง 2 คน กับแฟน คิดอยู่นานเหมือนกัน ตอนแรกชื่อเชคเกอร์บาร์ แต่มันยังดูเป็นบาร์ไป มันฟังดูไม่เพราะ ถ้าคนหัวโบราณจะคิดว่าบาร์เป็นที่เต้นรำ ตอนแรกจะตั้งเฟรสชี่ แต่แฟนเขาบอกว่าไม่เอาสโลแกนของเราคือ ใหม่ทุกครั้ง สดทุกแก้ว เพราะถ้าสั่งเราถึงจะทำให้เราจะไม่ทำไว้ก่อนแล้วมากดให้ลูกค้า ไม่สด ก็มาลงตัวที่   เชคเกอร์เฟรส น่าจะติดหูง่าย
การลงทุน
ค่าใช้จ่ายในการลงทุนครั้งแรกเลยก็คือ ค่าแฟรนไชส์ 39,000.- บาท และก็รวมถึงค่าแฟรนไชส์ฟรีด้วย มีคีออสก์ให้ด้วย คือมีเคาน์เตอร์หน้าร้านเบ็ดเสร็จเลย ก็มีหน้าร้านเป็นของตัวเองเลย ได้อุปกรณ์เครื่องผสมได้หมดเลยเช็กเกอร์และได้สูตร 50 สูตร อุปกรณ์ก็ได้แล้วพร้อมสติ๊กเกอร์ 200 ใบ เป็นแก้วใสใช้แล้วทิ้งเลย เพราะคีออสก์แบบนี้เราทำมาเพื่อให้เหมาะกับ ลูกค้าที่ไม่มีหน้าร้านใหญ่เทคอะเวย์ก็คือ เดินทานและก็หมดไป แต่ก็มีลูกค้าที่มาจองและเปิดเป็นร้านตั้งโต๊ะก็มี แต่โต๊ะเก้าอี้ก็ต้องหาเอง เพราะเราก็มีคีออสก์ อุปกรณ์ให้คือ 39,000.- เรารวมหมดเลยมีแต่ค่าธรรมเนียมการตลาดปีละ 5,000.- บาท
เงื่อนไขก็คือ วัตถุดิบ หรือเครื่องดื่มต้องซื้อเราค่ะ เพราะอย่างค็อกเทลไซรับตัวที่เป็นน้ำหวานที่ต้องซื้อเรา เพราะว่าตามท้องตลาดจะไม่มีน้ำหวาน สำหรับทำค็อกเทลขาย วัตถุดิบตัวนี้เราจ้างโรงงานในเมืองไทย ผลิตโดยหัวของไซรับนำเข้าจากต่างประเทศ เพราะมันจะมีหัวของผลไม้ต่างประเทศ อย่างเช่น ลาสเบอรี่ สตอร์เบอรี่ หรือจะเป็นบลูฮาวาย เปปเปอร์มินส์ ฟรุตพั้นส์ ตัวนี้ก็จะจ้างโรงงานที่มี อย. ผลิตให้
แฟรนไชส์เรามีข้ดีตรงที่เรามีค็อกเทล กับม็อกเทล หลายคนคงเคยได้ยินแต่ค็อกเทล คำว่า Cock ก็คือ เครื่องดื่มผสมที่มีส่วนผสมของแอลกอฮอล์ แต่ถ้าเป็นม็อกเทล Mock จะไม่มีแอลกอฮอล์ เพราะลูกค้าสามารถขายได้ทั้ง 2 กลุ่ม ลูกค้าบางรายจะเปิดช่วงเข้าจะทานม็อกเทล แต่พอช่วงหลัง 5 โมงเย็น จะปิดป้ายว่าขายค็อกเทลจะเป็นประมาณนั้น
คานาเป้เป็นชื่อภาษาฝรั่งเศส ถ้าเราดื่มค็อกเทลเราน่าจะรู้จักคานาเป้ เพราะคานาเป้าจะคู่กับค็อกเทล ตามงานเลี้ยงค็อกเทลต้องมีคานาเป้ คานาเป้จะเป็นขนมปังชิ้นเล็ก ๆ พอดีคำคือใส่ปากพอีไม่ได้กัด เข้าปากไปเลยคำหนึ่งก็จะมีหน้าต่าง ๆ เช่น หน้าแฮมชีส แต่อย่างบางหน้าเรา apply ขึ้นมาเองอย่างหน้าสลัดไข่ หน้าไก่สเป็ส หน้าค็อกเทลกุ้ง เราจะมีการอรมลูกค้าแฟรนไชส์ได้ 2 วัน คอร์สแรกก็คืออบรมค็อกเทล ม็อกเทลและก็คานาเป้ และเรื่องของการจัดทำโปรโมชั่น รวมถึงเรื่องการทำบัญชี เรื่องการเช็คเด็กพนักงาน เราสอนอบรมให้หมด สอนเรื่องระบบบัญชีโดยย่อด้วย
ภาวะกำไรขาดทุน
ในสัญญาเราระบุด้วยว่า เจ้าของร้านจะต้องส่งบัญชีมาให้เราดูทุกเดือน เราจะดูว่าเขามีผลประกอบการเป็นอย่างไรบ้าง เพื่อที่ว่าเราจะได้มาวิจัยถึงยอดขาย วิเคราะห์ดูว่าพื้นที่ตรงนั้นมันเหมาะหรือเปล่า หรือว่ากลุ่มคนตรงนั้นระดับไม่ถึงกับการดื่มเครื่องดื่มระดับนี้ กลุ่มตรงนั้นอาจจะเป็นผู้ที่มีกำลังซื้ออยู่ที่ 5-10 บาท เราต้องวิเคราะห์ตลาดกันดูและคงต้องแก้ปัญหาด้วยการปรึกษากันว่า เราจะต้องย้ายพื้นที่ใหม่หรือจัดโปรโมชั่น หรือจัดกิจกรรมเสริม หรือการประชาสัมพันธ์อาจจะยังไม่ค่อยดีคนไม่ค่อยรู้จักตัวม็อกเทลเป็นอย่างไร คนไม่กล้ากิน ลูกค้าไม่รู้จัก เราอาจจะทำให้ลูกค้ารู้จักมากขึ้นด้วยการจัดกิจกรรม เสริมการประชาสัมพันธ์เข้าไป เพื่อให้คนได้รู้จักเชคเกอร์เฟรสมากขึ้น เพราะเราจะมีทีมกิจกรรมมีพริตตี้มีบาร์เทนเดอร์มืออาชีพ ไปเข้าช่วยตรงนั้น
เราจะรู้ได้ว่ายอดขายตรงนี้ ภาวะกำไร หรือขาดทุน โดยเราจะดูว่า ยอดขายต่ำกว่า 50 แก้วหรือเปล่า แต่ก็ไม่น่าจะเป็นไปได้ เพราะจากประสบการณ์ การขายน้ำไม่น่าต่ำกว่า 50 แก้ว แต่ต้องไปดูเรื่องค่าเช่าพื้นที่
ถ้าลูกค้าต้องการขยายสาขาแฟรนไชส์ก็ต้องดูทำเลที่จะขยายลูกค้าก็ต้องเสียค่าแฟรนไชส์ แต่ว่าราคาจะถูกกว่าเดิม ถูกไป 4,000.- บาท เหลือ 35,000.- บาท แม้ว่าราคาจะถูกลงก็จริง แต่เราไม่ได้ลดสเป็คอะไร ได้ทุกอย่างเหมือนเดิม คีออสก์เท่าเดิม ที่เราลดก็คือเราลดในส่วนที่เราอยากให้เขาขยายสาขา เพื่อเราจะได้กระจายวัตถุดิบของเราได้มากขึ้นมากกว่า และเป็นสิทธิพิเศษของลูกค้าเก่าเราด้วย
จุดคุ้มทุน
ประมาณ 30-60 วัน หรือประมาณ 1-2 เดือนเท่านั้น ก็คืนทุนแล้ว ยิ่งถ้าหากว่าได้ทำเลดี ๆ ก็ประมาณ 1 เดือนก็ได้ทุนคืนหมดแล้วค่ะ เป็นธุรกิจที่มีความเสี่ยงน้อยมาก ๆ แทบจะไม่มีความเสี่ยงอะไรเลยระยะเวลาการคืนทุนก็เร็วมาก
หลักในการดำเนินชีวิต
คนเราทำธุรกิจต้องมีปัญหาบ้างเพราะธุรกิจคือการเสี่ยง แต่ถ้าท้อแท้ยังไม่มี ไม่เคยท้อแท้ จะท้อเพราะเหนื่อยมากกว่า เราเหนื่อยมาก ๆ ก็มี เพราะมีบ้างที่บางครั้งเราต้องเจอกับเจ้าของธุรกิจใหญ่ ๆ และเขามาเจอธุรกิจเล็ก ๆ อย่างเราและเขาก็เจ้ายศ เจ้าอย่างแบบนี้ จะเหนื่อยเหมือนกัน มันมีหลากหลายถือเป็นปัญหาอย่างหนึ่ง
เราทำงานหลายอย่าง ต้องมีปัญหาบ้างเป็นธรรมดา เวลามีปัญหา อะไรในใจ เราก็จับมือกับแฟนอธิษฐานขอจากพระเจ้า เพราะเราเป็นคริสเตียน จะมีคำสอนว่า เมื่อเรามีพระเจ้า พระเจ้าจะไม่ทิ้งเรา จะคิดอย่างนี้เสมอ มองโลกแง่ดี บางทีบางช่วงธุรกิจ เราอาจจจะตกอับนะ ยอดขายไม่ค่อยดี แต่คิดว่าวันหนึ่งข้างหน้าพระเจ้าอาจจะเตรียมสิ่งที่ดีกว่าไว้ให้เรา เราจะคิดอย่างนี้มาตลอด และก็มีกำลังใจ
หากต้องการร่วมธุรกิจเชคเกอร์เฟรสกับเรา ยินดีร่วมธุรกิจกับผู้ที่มีใจรัก และตั้งใจจริงทุกท่าน อยากจะบอกว่า ข้อดีของแฟรนไชส์เชคเกอร์เฟรส คือ
1.   เป็นธุรกิจที่มีตลาดกว้างโอกาสการขายสูง
2.   เราให้อุปกรณ์การขายครบชุด สามารถเริ่มต้นได้ทันที
3.   สามารถคืนทุนได้ภายใน 30 ? 60 วัน
4.   ใช้เงินลงทุนต่ำสุด ไม่เกิน 50,000.- บาท ก็เป็นเจ้าของธุรกิจได้แล้ว
5.   เรามีการอบรมก่อนการขายพร้อมสูตรน้ำ 50 สูตร อย่างเต็มรูปแบบ

คุณไพลิน ถนอมเกียรติ
45/4-6 ม.5 ถ.ศรีนครินทร์ ต.บางเมือง อ.เมือง จ.สมุทรปราการ 10270 หรือโทรศัพท์
0-2759-8481 กด 0 มือถือ 0-1945-2063 และแฟ็กซ์ห