Microsoft PowerPoint 2007 Tips & Tricks

[golfmanu00]

ซักซ้อมเวลาที่ใช้ในการบรรยายแต่ละสไลด์ด้วยคำสั่ง Rehearse Timings
แน่นอนว่าการไปบรรยายประกอบสไลด์ PowerPoint แต่ละครั้งจะต้องมีกำหนดเวลาที่ชัดเจนว่าจะต้องนานไม่เกินเท่าไหร่ เพื่อให้ลำดับของงานโดยรวมดำเนินไปได้ด้วยดี ซึ่งการเตรียมเนื้อหาและคำบรรยายจะต้องมีความยาวที่พอเหมาะพอดีกับเวลาที่กำหนด ถ้าเป็นก่อนหน้านี้คุณคงต้องลองจับเวลาที่ใช้ในการบรรยายแต่ละสไลด์ตั้งแต่ต้นจนจบด้วยตัวคุณเอง แต่สำหรับใน Microsoft PowerPoint 2007 คุณสามารถซักซ้อมและบันทึกเวลาที่ใช้ได้ง่ายๆด้วยคำสั่ง Rehearse Timings ซึ่งคุณสามาถเข้าถึงคำสั่งนี้ผ่านทางแท็ป Slide Show ในหมวดคำสั่ง Set Up เมื่อคุณพร้อมที่จะทำการซักซ้อมแล้วให้คุณคลิกที่ปุ่ม Rehearse Timings โปรแกรมก็จะตัดเข้าสู่หน้าสไลด์แบบเต็มจอและเวลาที่ใช้ก็จะเริ่มวิ่งทันที ที่บริเวณมุมซ้ายบนของสไลด์จะมีหน้าต่าง Rehearsal เล็กๆเพื่อแสดงเวลาที่ใช้ในแต่ละสไลด์และเวลารวมที่ใช้ทั้งหมด ให้คุณพูดซักซ้อมการบรรยายและคลิกเปลี่ยนสไลด์ไปเรื่อยๆ เมื่อจบทุกสไลด์แล้วโปรแกรมจะขึ้นหน้าต่างสรุปเวลาที่ใช้ทั้งหมดพร้อมกับถามคุณว่าจะให้เก็บค่าเวลาที่ได้ไว้ใช้ตอนที่เปิดดูสไลด์จริงด้วยหรือไม่ ให้คุณคลิกที่ปุ่ม Yes โปรแกรมก็เปลี่ยนให้คุณไปดูหน้าต่างสรุปเวลาที่คุณใช้กับแต่ละสไลด์ ซึ่งคุณสามารถนำข้อมูลนี้มาวิเคราะห์ได้ด้วยว่าคุณใช้เวลากับแต่สไลด์มากน้อยแค่ไหนเกินไปแค่ไหน เพื่อช่วยในการตัดสินใจเพิ่มหรือลดจำนวนสไลด์เพื่อให้พอดีกับเวลาที่กำหนด และช่วยทำให้การบรรยายของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดได้อีกด้วย







เซฟสไลด์ที่ต้องการเป็นไฟล์รูปออกมาใช้ผ่านคำสั่ง Notes Page
คงต้องเคยมีบ้างที่คุณต้องการจับหน้าสไลด์บางหน้าในไฟล์ PowerPoint เพื่อนำไปใช้ประกอบเอกสารอื่นๆ ซึ่งวิธีแบบโบราณที่เคยใช้ๆกันก็คือเปิดไปหน้าสไลด์ที่ต้องการแล้วกดปุ่ม Print Screen บนคีย์บอร์ดของคุณ แล้วใช้คำสั่ง Paste เพื่อเปิดรูปนั้นในโปรแกรมปรับแต่งรูปภาพอย่าง Paint แล้วค่อยเซฟเป็นไฟล์รูปออกมาอีกต่อหนึ่ง ซึ่งเป็นอะไรที่ยุ่งยากและเสียเวลาเป็นอย่างมาก แต่ใน Microsoft PowerPoint 2007 มีวิธีที่ง่ายและสะดวกมากกว่านั้นเยอะ เพียงแค่ให้คุณเปิดไปที่หน้าสไลด์ที่คุณต้องการเซฟเป็นไฟล์รูปออกมา จากนั้นให้คุณคลิกที่แท็ปคำสั่ง View แล้วคลิกเลือกคำสั่ง Notes Page ในหมวด Presentation Views ซึ่งโปรแกรมก็ปรับเปลี่ยนรูปแบบการแสดงสไลด์บนหน้าจอเป็นแบบ Notes Page จากนั้นให้คุณคลิกขวาที่รูปสไลด์แล้วคลิกเลือกคำสั่ง Save as Picture... ซึ่งคุณจะได้หน้าต่าง Save As Picture ใหม่เปิดขึ้นมาเพื่อให้คุณเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการเก็บไฟล์รูปที่ได้นี้ไว้ พร้อมกับเลือกประเภทไฟล์รูปที่คุณต้องการจัดเก็บด้วย จากนั้นให้คุณคลิกที่ปุ่ม Save ด้านล่างของหน้าต่าง เป็นอันเสร็จสิ้นการเซฟรูปสไลด์ออกมาใช้ สะดวกและรวดเร็วมากๆเลยใช่มั้ยครับ







ปรับแต่งเอกสารแจกประกอบการบรรยายสไลด์ให้เริดด้วย Microsoft Word 2007
สำหรับท่านที่เคยพิมพ์เอกสารประกอบการพรีเซ็นเทชั่นหรือ Handouts เพื่อแจกให้ผู้เข้าประชุมคงจะเคยมีปัญหาเรื่องที่ไม่สามารถปรับแต่งลักษณะตัวอักษรหรือรูปแบบการพิมพ์ Handouts ที่พิมพ์ออกมาได้เลย ซึ่งบางครั้งเอกสารที่อุตส่าห์พิมพ์กลับไม่ได้สื่ออะไรให้กับผู้เข้าร่วมประชุมเท่าที่ควร ปัญหานี้จะหมดไปเพราะใน Microsoft PowerPoint 2007 เปิดโอกาสให้คุณปรับแต่งลักษณะตัวอักษรและรูปแบบการพิมพ์ได้ทุกอย่างด้วยการส่งหน้า Handouts ไปปรับแต่งใน Microsoft Word 2007 โดยใช้คำสั่ง Create Handouts in Microsoft Office Word ที่คุณสามารถเข้าถึงได้ด้วยการคลิกปุ่ม Office เลือกคำสั่ง Publish แล้วคลิกที่คำสั่ง Create Handouts in Microsoft Office Word ซึ่งคุณจะได้หน้าต่าง Send To Microsoft Office Word ขึ้นมา บนหน้าต่างคุณสามารถเลือกรูปแบบการจัดหน้าได้มากถึง 6 แบบ หลังจากที่คุณเลือกรูปแบบได้แล้วให้คุณคลิกเลือกคำสั่ง Paste link ด้วยเพื่อให้หากหลังจากนี้คุณมีการปรับแต่งหรือเพิ่มลดสไตล์ตัว Handouts ที่เปิดใน Microsoft Word 2007 ก็จะอัพเดทเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย จากให้คุณคลิกปุ่ม OK ตัวโปรแกรมก็จะเริ่มส่งหน้าสไตล์ทั้งหมดไปเปิดใน Microsoft Word 2007 ในรูปแบบที่คุณได้เลือกไว้ก่อนหน้านี้พร้อมให้คุณได้ปรับแต่งได้ทันที คราวนี้คุณก็แน่ใจได้เลยว่า Handouts ที่พิมพ์ออกมาจะได้รูปแบบโดยรวมตรงตามที่คุณต้องการมากที่สุด







สร้างเอฟเฟ็กต์สไลด์เครดิตทีมงานแบบตอนจบของหนัง
ตอนที่คุณไปดูหนังในโรงตอนจบของหนังทุกเรื่องจะต้องมีรายชื่อของทีมงานผู้สร้างหนังเรื่องนั้นๆ ด้วย Microsoft PowerPoint 2007 คุณสามารถทำอย่างนั้นได้จริงๆกับงานสไลด์ PowerPoint ของคุณเอง และเป็นอะไรที่ผมแนะนำว่าถ้าทำได้ขอให้ทำเลย เพราะนอกจากจะทำให้งานสไลด์ PowerPoint ของคุณดูเป็นมืออาชีพแล้ว ยังถือเป็นมารยาทที่ดีสำหรับผู้บรรยายสไลด์ที่ควรให้เครดิตกับทีมงานที่อยู่เบื้องหลังงานทั้งหมดด้วย วิธีทำก็ง่ายๆ เพียงแค่คุณเพิ่มสไลด์ใหม่ต่อท้ายสไลด์สุดท้ายและพิมพ์รายชื่อทีมงานและจัดรูปแบบของรายชื่อให้สวยงาม จากนั้นให้คุณคลิกที่แท็ป Animations แล้วคลิกปุ่ม Custom Animation เพื่อให้โปรแกรมเปิดส่วนช่องคำสั่ง Custom Animation บริเวณด้านขวาของจอขึ้นมา ให้คุณคลิกเลือกข้อความที่เป็นรายชื่อทีมงานทั้งหมดที่คุณปรับแต่งเรียบร้อยแล้ว แล้วคลิกปุ่ม Add Effect เลือกคำสั่ง Entrance และ More Effects... ตามลำดับ โปรแกรมก็จะเปิดหน้าต่าง Add Entrance Effect ใหม่ขึ้นมา ให้คุณเลื่อนไปที่หมวดคำสั่ง Exciting แล้วคลิกเลือกคำสั่ง Credits แล้วคลิกปุ่ม OK ออกมา เท่านี้คุณสามารถสร้างเอฟเฟ็กต์สไลด์เครดิตแบบในหนังได้แล้ว ค่าเริ่มต้นของเอฟเฟ็กต์นี้จะอยู่ที่ 15 วินาที ซึ่งน่าจะนานพอสำหรับความยาวของรายชื่อทีมงานโดยทั่วไป แต่ถ้ารายชื่อทีมงานของคุณยาวมากๆ คุณก็สามารถเพิ่มเวลาได้โดยให้คุณคลิกที่แถบคำสั่งเอฟเฟ็กต์ที่คุณเพิ่งใส่เข้าไปที่แสดงอยู่ในช่อง Custom Animation แล้วคลิกเลือกคำสั่ง Timing เพื่อตั้งค่าเวลาตามที่คุณต้องการ







ใส่เสียงบรรยายสไลด์ในหน้าสไลด์ที่ต้องการด้วยคำสั่ง Record Narration
ในบางครั้งคุณอาจไม่สามารถไปบรรยายสดประกอบการเล่นสไลด์ใน PowerPoint ได้ด้วยตัวเอง หรือเมื่อคุณต้องไปเปิดบูธงานแสดงที่จำเป็นต้องเปิดสไลด์เล่นเองวนไปเรื่อยๆตลอดในงาน การบันทึกเสียงบรรยายสไลด์ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ ใน Microsoft PowerPoint 2007 ได้เพิ่มความสะดวกสบายให้คุณในการบันทึกเสียงบรรยายประกอบในหน้าสไลด์ต่างๆที่กำหนดได้ตามที่ต้องการ พร้อมกับกำหนดระยะเวลาก่อนที่จะเปลี่ยนไปเปิดหน้าสไลด์หน้าต่อไปได้อีกด้วย เริ่มต้นให้คุณเสียบแจ๊ตไมโครโฟนเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นให้คุณเปิดไปที่หน้าสไลด์ที่คุณต้องการบันทึกเสียงบรรยาย คลิกที่แท็ป Slide Show เพื่อคลิกเลือกคำสั่ง Record Narration ซึ่งคุณจะได้หน้าต่าง Record Narration ใหม่ขึ้นมา บนหน้าต่างนี้คุณสามารถตั้งระดับความดังเบาได้โดยคลิกที่ปุ่ม Set Microphone Level... หรือตั้งค่าคุณภาพเสียงที่บันทึกว่าจะให้เป็นแบบโมโนหรือสเตอริโอโดยคลิกที่ปุ่ม Change Quality... ถ้าคุณต้องการเก็บเสียงที่บันทึกเป็นไฟล์ .wav เก็บไว้ในเครื่องด้วย ก็ให้คุณคลิกเลือกที่ช่องหน้าคำสั่ง Link narrations in: จากนั้นให้คุณคลิกปุ่ม OK เพื่อเริ่มการบันทึกเสียง ให้คุณพูดบรรยายไปเทคนิคการบันทึกที่ดีก็คือควรบันทึกในห้องที่เงียบสงบเพื่อลดเสียงรบกวนจากภายนอก พูดในระดับเสียงปกติของคุณเอง และไม่ควรจ่อไมโครโฟนไว้ใกล้ปากมากเกินไป หลังจากที่คุณบันทึกเสียงจนจบถึงสไลด์สุดท้ายแล้ว ให้คุณคลิกขวาที่สไลด์เพื่อเลือกคำสั่ง End Show ตัวโปรแกรมก็จะขึ้นหน้าต่างถามคุณว่าต้องการเซฟระยะเวลาที่เปลี่ยนจากหน้าสไลด์หนึ่งไปอีกหน้าสไลด์หนึ่งหรือไม่ ให้คุณเลือกคลิกที่ปุ่ม Save เท่านี้ก็เสร็จสิ้นการบันทึกเสียงบรรยายประกอบการแสดงสไลด์ของคุณแล้ว







โชว์งาน PowerPoint ขั้นเทพแสดงออก 2 หน้าจอด้วยคำสั่ง Use Presenter view
คุณรู้มั้ยว่าใน Microsoft PowerPoint 2007 มีความสามารถในการแสดงงาน PowerPoint ของคุณออก 2 หน้าจอในเวลาเดียวกันได้ด้วย คือออกที่หน้าจอของคุณซึ่งจะเรียกว่า Presenter view ที่มีคุณเท่านั้นที่เห็น ส่วนอีกหน้าจอจะแสดงสไลด์ใน PowerPoint แบบเต็มที่ผู้ชมงานของคุณจะเห็น ที่สะดวกและเทพมากๆก็เพราะว่านอกจากคุณจะเห็นรายละเอียดของงาน PowerPoint ของคุณเองแล้วคุณยังสามารถเปิดหน้าต่างโปรแกรมอื่นได้โดยไม่มีการรบกวนหน้าสไลด์โชว์ที่ผู้ชมของคุณกำลังดูอยู่ วิธีใช้ก็ง่ายๆตอนแรกให้คุณเสียบพอร์ต VGA หรือ DVI จากจอมอนิตเตอร์หรือโปรเจ็กเตอร์กับคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นให้คุณคลิกขวาบนหน้า Desktop แล้วคลิกเลือกคำสั่ง Properties ซึ่งคุณจะได้หน้าต่าง Display Properties ขึ้นมา คลิกไปที่แท็ป Settings คุณจะเห็นว่ามีกล่องหมายเลข 1 และ 2 แสดงอยู่ ให้คุณคลิกที่กล่องที่ 2 แล้วตั้งค่าความละเอียดหน้าจอของมอนิเตอร์ตามความเหมาะสม แล้วคลิกที่ช่องหน้าคำสั่ง Extend my Windows desktop onto this monitor แล้วคลิกปุ่ม OK ออกมา คราวนี้กลับมาที่โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 คลิกที่แท็ปคำสั่ง Slide Show ซึ่งคุณจะเห็นคำสั่ง Show Presentation On: ให้คุณคลิกเลือกชื่อหน้าจอที่สองของคุณ และคลิกที่ช่องหน้าคำสั่ง Use Presenter View จากนี้ทุกครั้งที่คุณคลิกปุ่มแสดงสไลด์โชว์ หน้าสไลด์โชว์แบบเต็มก็จะแสดงที่หน้าจอที่สอง เหลือพื้นที่บนหน้าจอที่หนึ่งให้คุณทำงานกับการแสดง PowerPoint ได้อย่างมีประสิทธิภาพสุดๆ ไม่ลองไม่ได้แล้ว







แจกจ่ายงาน PowerPoint ให้ทั่วถึงด้วยคำสั่ง Package for CD
การใช้คำสั่ง Package for CD แตกต่างจากการก็อปปี้ไฟล์ PowerPoint ลง USB Drive หรือแผ่นซีดีแบบเดิมๆตรงที่ ผู้รับแผ่นซีดีไปไม่จำเป็นต้องมีโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 ก็สามารถเปิดดูงาน PowerPoint ของคุณได้ เพราะคำสั่ง Package for CD จะร่วมเอาโปรแกรมเสริม PowerPoint Viewer 2007 ที่ใช้เปิดดูไฟล์งาน PowerPoint ลงไปพร้อมกับในแผ่นซีดีที่คุณเขียนโดยอัตโนมัติ เท่านี้ไม่ว่าใครที่ได้รับแผ่นซีดีงาน PowerPoint ก็จะสามารถเปิดดูงานของคุณได้อย่างไร้ปัญหา วิธีเรียกใช้คำสั่งนี้ก็ง่ายๆให้คุณเปิดไฟล์งาน PowerPoint ที่คุณต้องการเขียนลงซีดีตามปกติ จากนั้นให้คุณคลิกที่ปุ่ม Office เลือกคำสั่ง Publish แล้วคลิกเลือกคำสั่ง Package for CD โปรแกรมก็จะทำการเปิดหน้าต่าง Package for CD บนหน้าต่างนี้คุณสามารถตั้งชื่อแผ่นซีดีใหม่ได้ โดยให้พิมพ์ชื่อใหม่ที่ช่อง Name the CD ถ้าคุณต้องการเพิ่มไฟล์ PowerPoint เพื่อเขียนลงในแผ่นเดียวกันก็ให้คุณคลิกที่ปุ่ม Add Files... นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่าอื่นๆได้ด้วยการคลิกปุ่ม Options... ซึ่งคุณก็จะได้หน้าต่าง Options ใหม่ขึ้นมา บนหน้าต่างนี้คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบการให้เปิดเล่นไฟล์ PowerPoint เมื่อใส่แผ่นเข้าไปในเครื่อง ไม่ว่าจะเป็นการเปิดเล่นทันทีโดยอัตโนมัติ, เปิดเล่นเฉพาะไฟล์แรก, ให้ผู้ใช้เลือกไฟล์ที่ต้องการเปิดเล่นเอง, หรือไม่ต้องเปิดเล่นอัตโนมัติ นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่า Password เพื่อป้องกันการเปิดหรือการแก้ไขไฟล์ PowerPoint ที่เขียนอยู่ในแผ่นได้อีกด้วย เมื่อคุณต้องค่าทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม OK ออกแล้ว แล้วคลิกที่ปุ่ม Copy to CD เพื่อเริ่มต้นการทำงาน

[touctolo]

Easy Microsoft Office PowerPoint 2...

Please Login to view full message.