การบัญชีและการบันทึกทางการเงิน

[don]

การบัญชีและการบันทึกทางการเงิน

เรียบเรียงโดย ผศ.กิตติภูมิ  มีประดิษฐ์

ผู้ประกอบการ SMEs เป็นจำนวนมากสงสัยว่าเพราะเหตุใดการที่ไม่มีบันทึกจึงเป็นสิ่งที่ไม่ดี ทั้งนี้เนื่องจากพวกเขาเป็นเจ้าของธุรกิจ  ใครจะมาสนใจ  ถ้าหากว่าค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ถูกนำเข้ามารวมเข้าด้วยกันทั้งหมด 
เจ้าหนี้และผู้ที่จะให้ธุรกิจกู้ยืมเงินจะให้ความสนใจเกี่ยวกับสภาพบันทึกของธุรกิจ  พวกเขาต้องการที่จะมองเห็นว่าธุรกิจสามารถทำกำไรได้ด้วยวิธีใด  ในที่สุดผู้ประกอบการควรจะให้ความสนใจว่าธุรกิจดำเนินงานอย่างเหมาะสมหรือไม่ 
บันทึกที่ดีเป็นที่ต้องการเพื่อจุดมุ่งหมายทั้งภายในและภายนอก  อย่างไรก็ตาม  ประเภทของสมุดบัญชีซึ่งเป็นที่ต้องการของการบริหารภายในอาจจะแตกต่างไปจากสมุดบัญชีที่เจ้าหนี้ภายนอกต้องการ
ไม่ใช่เป็นสิ่งที่ผิดปกติที่จะพบผู้ประกอบการซึ่งเก็บรักษาสมุดบัญชีทั้งสองชุดไว้  สมุดบัญชีชุดหนึ่งเป็นจุดเด่นในเรื่องการตัดสินใจทางการบริหาร  ส่วนสมุดบัญชีอีกชุดหนึ่งมีไว้สำหรับแหล่งภายนอก 
   
บันทึกที่ใช้เพื่อจุดมุ่งหมายภายใน
การบริหารธุรกิจที่เหมาะสมไม่เพียงแต่ขึ้นอยู่กับการพิจารณาที่ดีของผู้บริหารเท่านั้นแต่ยังขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีคุณภาพสูงและทันเวลา ซึ่งการพินิจพิจารณาของผู้บริหารจะต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้ด้วยบันทึกภายใน
บันทึกเกี่ยวกับการเกิดรายได้ของธุรกิจอาจจะรวมถึงข้อมูลที่ว่าใครคือผู้ที่ซื้อสินค้า  ซื้อเป็นจำนวนเท่าใดทั้งในรูปของปริมาณและจำนวนเงิน  และเมื่อใดที่เกิดการซื้อขึ้น  สำหรับ SMEs ข้อมูลเหล่านี้สามารถถูกนำไปใช้เพื่อระบุถึงลูกค้าที่สำคัญและรูปแบบการซื้อของพวกเขา 
การที่ธุรกิจมีบันทึกพื้นฐานต่อไปนี้จะสามารถสร้างระบบการบัญชีขึ้นมาได้
1)   สมุดรายวันเงินสดรับ   ใช้เพื่อบันทึกเงินสดซึ่งเข้ามาในธุรกิจ
2)   สมุดรายวันเงินสดจ่าย   ใช้เพื่อบันทึกรายจ่ายของธุรกิจ
3)   สมุดรายวันขาย      ใช้เพื่อบันทึกและสรุปรายรับรายเดือน
4)   สมุดรายวันซื้อ      ใช้เพื่อบันทึกการซื้อสินค้าซึ่งซื้อเข้ามาเพื่อนำไปผลิต
               หรือจำหน่าย
5)   บัญชีเงินเดือน      ใช้เพื่อบันทึกค่าจ้างเงินเดือนของลูกจ้างและรายการหัก
               ต่าง ๆ เช่น  ภาษีเงินได้
6)   อุปกรณ์         เป็นบันทึกสินทรัพย์ทุนของธุรกิจ  เช่น  อุปกรณ์
               เครื่องใช้  สำนักงาน  และยานพาหนะ
7)   สินค้าคงคลัง      เป็นบันทึกการลงทุนในสินค้าและชิ้นส่วนต่างๆ ของ
               ธุรกิจซึ่งเป็นที่ต้องการเพื่อให้ได้กำไรที่แท้จริงในงบ
การเงินและเพื่อจุดมุ่งหมายด้านภาษีอากร
   บัญชีแยกประเภทลูกหนี้   ใช้เพื่อบันทึกยอดเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้ธุรกิจ
9)   บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้   ใช้เพื่อบันทึกสิ่งที่ธุรกิจเป็นหนี้ผู้จำหน่ายสินค้าและ
               เจ้าหนี้รายอื่น ๆ
หลักสำคัญของระบบการเก็บบันทึกภายในที่ดีนั้น  คือ  งบประมาณของธุรกิจ  เนื่องจากงบประมาณเป็นสิ่งจำเป็นในการวางแผนเป็นตัวเลขและเป็นเครื่องมือในการควบคุมจึงจำเป็นต้องทำให้งบประมาณทันสมัยและมีการตรวจสอบบ่อยครั้ง  ยอดขายควรจะอยู่ระดับใด  การใช้จ่ายในเรื่องของสินค้าคงคลังมีจำนวนมาเกินไปหรือน้อยเกินไปเมื่อเทียบกับระดับของยอดขายที่คาดไว้  ค่าใช้จ่ายสำนักงานมีจำนวนสูงเกินไปเมื่อเทียบกับยอดขายหรือไม่
   
บันทึกที่ใช้เพื่อจุดมุ่งหมายภายนอก
บันทึกจะต้องถูกเก็บรักษาไว้เพื่อตอบสนองหน่วยงานของรัฐ  ลูกค้า  และเจ้าหนี้แต่จำนวนข้อมูลที่ต้องการจะผันแปรไปขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจและสถานที่ตั้ง  นอกจากความต้องการของรัฐแล้วเจ้าหนี้อาจจะต้องการายงานตามระยะเวลาเกี่ยวกับฐานะทางการเงินของธุรกิจ 
สำหรับ SMEs ที่ขอกู้เงิน งบการเงินเหล่านี้เป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นฐานะการเงินไม่เพียงแต่ในช่วงเวลาปัจจุบันเท่านั้น  แต่ยังแสดงถึงฐานะการเงินในปีต่าง ๆ  ที่ผ่านมาอีกด้วย  ผู้ให้กู้ยืมทางการพาณิชย์ไม่ค่อยจะให้กู้เงิน  ถ้าหากว่าไม่มีรายงานเหล่านี้
การตระหนักว่าข้อมูลอะไรเป็นข้อมูลที่จำเป็นและเป็นประโยชน์นั้นเป็นสิ่งสำคัญ  ถึงแม้ว่าในบางกรณีบันทึกต่างๆ ซึ่งเป็นที่ต้องการเพื่อจุดมุ่งหมายภายนอกอาจจะแตกต่างจากบันทึกซึ่งเป็นที่ต้องการเพื่อการบริหารภายในอย่างเห็นได้ชัด 
ในกรณีส่วนใหญ่ธุรกิจสามารถผสมผสานบันทึกเหล่านี้เพื่อใช้ตอบสนองจุดมุ่งหมายทั้งสองด้านได้ในเวลาเดียวกันซึ่งเป็นการช่วยลดภาระและค่าใช้จ่ายในการเก็บบันทึก

บันทึกทางการเงิน
เจ้าของSMEs เป็นจำนวนมากไม่ได้ทำบัญชีด้วยตนเอง  พวกเขาจะว่าจ้างนักบัญชีที่มีใบอนุญาตประกอบวิชาชีพหรือการให้บริการทำบัญชีเพื่อให้บันทึกและจัดเตรียมงบการเงิน  ถึงแม้ว่าผู้ประกอบการไม่ได้ปฏิบัติหน้าที่การบัญชีด้วยตัวเองก็เป็นสิ่งสำคัญที่เขาจะต้องเข้าใจความหมายของรายงานซึ่งถูกจัดทำขึ้น

คุณสมบัติที่สำคัญของระบบการบัญชี
การจะทำบันทึกทางการเงินเป็นความรับผิดชอบของผู้ประกอบการ  ด้วยวิธีการนี้เท่านั้นที่จะเป็นการประกันว่าสมุดบัญชีต่าง ๆ จะเป็นที่เข้าใจและถูกนำไปใช้ในกระบวนการบริหารธุรกิจ  ดังนั้น  ระบบการเก็บบันทึกทางการเงินจะต้องได้รับการประสานภายใต้ข้อจำกัดให้เข้ากับความต้องการของเจ้าของและผู้บริหารคนอื่น ๆ ซึ่งใช้ข้อมูลทางการเงิน 
กระบวนการเก็บบันทึกที่ดีควรจะตอบสนองผู้ประกอบการโดยจะต้อง
1.   ง่ายที่จะทำความเข้าใจ
2.   คล่องตัวและสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ประกอบการและธุรกิจ
   3.  ไม่เสียค่าใช้จ่ายดำเนินงานสูงเกินไป
   4.  ไม่ใช้เวลามากเกินไปในการเก็บรักษา
   5.  เป็นประโยชน์และใช้ได้สะดวกเพื่อจุดมุ่งหมายภายในและภายนอก

ง่ายที่จะทำความเข้าใจ
เพื่อให้ระบบการทำบัญชีเป็นสิ่งที่มีคุณค่า  ระบบดังกล่าวควรจะง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้มิเช่นนั้นแล้วคุณค่าของระบบจะด้อยลงไปและจะเลือนหายเข้าสู่ความมืดมน  คำศัพท์ที่ทันสมัยต่าง ๆ อาจจะถูกทดแทนด้วยภาษาธรรมดาสามัญ  ตัวอย่างเช่น  คำว่าส่วนของเจ้าของอาจจะถูกเปลี่ยนเป็นการลงทุนในธุรกิจของเจ้าของ 
ในทำนองเดียวกัน  คำที่เข้าใจได้ง่ายอาจจะถูกนำไปใช้แทนที่คำที่เป็นทางการ  ถ้าหากว่าคำเหล่านั้นช่วยให้เกิดความชัดเจนและมีการให้คำอธิบายไว้  รายการบัญชีทุกรายการสามารที่จะถูกแยกออกเป็นส่วนประกอบต่าง ๆ  เพื่อที่ผู้ประกอบการจะได้สามารถมองเห็นว่ารายการบัญชีแต่ละรายการประกอบด้วยอะไรบ้าง  ตัวอย่างเช่น  รายจ่ายจ่ายล่วงหน้าสามารถที่จะถูกแยกรายการออกในงบดุลเพื่อแสดงให้เห็นการจ่ายเงินล่วงหน้าเป็นค่าประกันภัย  ค่าโฆษณา  และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ถ้าหากว่าการแยกรายการดังกล่าวจะช่วยทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและทำให้รายงานเป็นที่เข้าใจและถูกนำไปใช้ประโยชน์ได้มากขึ้น

คล่องตัวและสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ประกอบการและธุรกิจ
คุณสมบัติประการที่สองของระบบการทำบัญชีที่ดี  คือ  ความคล่องตัวและความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับความเปลี่ยนแปลง  ในขณะที่ธุรกิจขนาดย่อมเติบโตขึ้น  ประเภทของรายการบัญชีในบันทึกทางการเงินอาจจะจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงซึ่งมักจะมีการดำเนินการโดยการเพิ่มประเภทบัญชีสำหรับลูกค้ารายใหม่ประเภทต่าง ๆ หรือสินค้าและบริการที่ผลิตและจำหน่าย 
ในการเพิ่มประเภทบัญชีดังกล่าวควรจะปล่อยให้มีช่องว่างไว้บ้างเมี่อมีจัดระบบ  ผู้ที่รับผิดชอบควรจะมีการพิจารณาถึงประเภทบัญชีที่จัดให้มีขึ้นและความสามารถของบัญชีประเภทต่าง ๆ ในการขยายออกไปให้รับกับธุรกิจด้านใหม่ ๆ ตัวอย่างเช่น  ธุรกิจแห่งหนึ่งใช้บัญชีประเภทการลงทุนอื่น ในงบดุลเพื่อใช้บันทึกกิจกรรมต่าง ๆ ซึ่งไม่ได้เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกิจ  แต่กเป็นกิจกรรมที่ได้รับการพิจารณาว่าเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างสินทรัพย์ความเป็นเจ้าของที่ดินและอาคารจะไม่ถูกใช้โดยธุรกิจซึ่งโดยตัวเองแล้วมีความเหมาะสมที่จะอยู่ในบัญชีประเภทนี้
ไม่เสียค่าใช้จ่ายดำเนินงานสูงเกินไป
   กระบวนการเก็บบันทึกที่ละเอียดสมบูรณ์จะทำให้มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าที่การควบคุมทางการเงินจะสามารประหยัดได้  ตัวอย่างเช่น  เป็นสิ่งที่ไม่มีเหตุผลเลยที่จะจ่ายเงินจำนวน 25,000  บาทเพื่อที่จะรักษาให้บัญชีประเภทค่าใช้จ่ายอยู่ในแนวทางที่กำหนดโดยที่บัญชีดังกล่าวมีจำนวนเงินเพียง  17,500 บาทต่อปี  สำหรับธุรกิจขนาดย่อมส่วนใหญ่  การมีพนักงานบัญชีเพียงคนเดียวก็เพียงพอและความต้องการระบบคอมพิวเตอร์จะแตกต่างกันอย่างมากตามขนาดและลักษณะของธุรกิจ
   
ไม่ใช้เวลามากเกินไปในการเก็บรักษา
สิ่งที่สัมพันธ์กับเรื่องค่าใช้จ่ายดำเนินงาน  คือ  ข้อเท็จจริงที่ว่าการเก็บรักษาบันทึกต่าง ๆจะต้องไม่ใช้เวลามากเกินควร  โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการ  ระบบการเก็บบันทึกควรจะทำงานให้กับเจ้าของเจ้าของไม่ควรจะต้องทำงานให้กับระบบการบันทึกทางการเงินเริ่มที่จะเป็นภาระและมักจะถูกละเลยมากขึ้น

เป็นประโยชน์และใช้ได้สะดวก
   บันทึกทางการเงินจะต้องมีไว้พร้อมเพื่อให้ผู้ประกอบการใช้ได้ทุกวันและควรจะถูกเก็บให้ทันสมัยโดยใช้หลักเกณฑ์รายเดือนและจัดเก็บไว้ในที่ซึ่งสะดวกสำหรับผู้ประกอบการและผู้บริหารคนอื่น อย่างไรก็ตาม  การที่จะได้บันทึกเหล่านี้นจะต้องถูกจำกัดดให้แต่เพียงเฉพาะผู้ที่ต้องการข้อมูลเพื่อนำไปใช้ในการปฏิบัติหน้าที่เท่านั้น

สรุปประเด็น
การบัญชีและการบันทึกทางการเงิน เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการ SMEs ควรให้ความสนใจ เนื่องจาก เจ้าหนี้และ ผู้ที่จะให้กู้ยืมเงิน จะให้ความสนใจเกี่ยวกับสภาพบันทึกของธุรกิจเป็นอันดับแรก เนื่องจากจะสามารถมองเห็นว่าธุรกิจสามารถทำกำไรได้ด้วยวิธีใด ในที่สุดผู้ประกอบการควรจะให้ความสนใจว่าธุรกิจดำเนินงานอย่างเหมาะสมหรือไม่
ในบทนี้จะเน้นให้ผู้ประกอบการรู้จักการจัดทำบันทึกทางการเงินตามหลักมาตรฐานสากล ซึ่ง บันทึกที่ดีต้องจัดทำทั้ง 1) บันทึกที่ใช้เพื่อจุดมุ่งหมายภายนอก 2) บันทึกที่ใช้เพื่อจุดมุ่งหมายภายนอก
โดยการทำบันทึกทางการเงินทั้ง 2 ข้อที่กล่าวข้างต้น ต้องง่ายต่อการทำความเข้าใจ คล่องตัวและสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ประกอบการและธุรกิจ ไม่เสียค่าใช้จ่ายดำเนินงานสูงเกินไป ไม่ใช้เวลามากเกินไปในการเก็บรักษา สุดท้าย ต้องเป็นประโยชน์และใช้ได้สะดวก




กรณีศึกษา

บริษัท ไทยวินิเทค (2002) จำกัด
คุณสุพัศชัย วิรัตกพันธ์ กรรมการผู้จัดการ โทรศัพท์02-639-6699 มือถือ 01-840-2967


บริษัท ไทยวินิเทค (2002) จำกัด ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี พ.ศ. 2545 เป็นโรงงานผลิตเกี่ยวกับท่อพลาสติก PVC, อุปกรณ์ที่ใช้สำหรับท่อ, ข้อต่อ และข้องอต่าง ๆ ที่ได้รับมาตรฐานอุตสาหกรรม ISO 9200 และเครื่องหมายการค้า 3 ด้าน

ลูกค้าซึ่งเป็นตัวแทนจำหน่ายของบริษัทฯ ส่วนใหญ่อยู่แถบภาคอีสาน และตามหน่วยงานราชการต่าง ๆ เนื่องจากโรงงานผลิตอยู่โคราช นิคมอุตสาหกรรมสุรนารี ตั้งอยู่เลขที่ 319 หมู่ 6 ถ.ราชสีมาโชคชัย ต.หนองระเวียง เขตอำเภอเมือง จ.นครราชสีมา

บริษัท ไทยวินิเทค (2002) จำกัด ใช้คอมพิวเตอร์ และโปรแกรมสำเร็จรูปในการบันทึกเก็บข้อมูลทางบัญชีและการเงิน ทุกอย่างทั้งการซื้อ-ขาย บัญชีเงินเดือน บัญชีสินค้าคงคลัง จำนวนวัตถุดิบ การผลิต ตลอดจนบัญชีแยกประเภท ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ฯลฯ ซึ่งบัญชีเหล่านี้จัดทำไว้อย่างเป็นระบบ ระเบียบ ง่ายและสะดวกต่อการตรวจสอบข้อมูล จากทั้งภายในบริษัทเองหรือจากภายนอก (เช่น สรรพากร, หุ้นส่วน ฯลฯ) ซึ่งโปรแกรมสำเร็จรูปนี้ก็มีราคาไม่สูงมากนัก อยู่ที่ประมาณ 4-5 หมื่นบาท

นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้ประโยชน์ทางด้านการวิเคราะห์ข้อมูลก่อนการลงทุนทั้งทางด้านปริมาณ ต้นทุนการผลิต ความสามารถทางการทำกำไร และใช้วิเคราะห์ข้อมูลระหว่างการดำเนินการด้วยเช่นกัน คือเมื่อดำเนินการผลิตไปแล้วก็สามารถวิเคราะห์ได้ตลอดเวลา

ตั้งแต่เริ่มก่อตั้งจนถึงปัจจุบัน บริษัทฯ มีการวางแผนที่จะจัดหาเงินทุนมาใช้ โดยขอกู้จาก SMEs Bank ซึ่งเราได้วางแผนไว้ตั้งแต่ก่อนขอกู้แล้วว่าจะนำเงินมาทำอะไรบ้าง ซึ่งมีทั้งสินเชื่อระยะยาว 6 ปี ประมาณ 70 ล้านบาท ซึ่งกู้มาซื้อเครื่องจักร สร้างโรงงาน สิ่งปลูกสร้างอื่นๆ ส่วนสินเชื่อระยะสั้นวางแผนไว้สำหรับเป็นเงินทุนหมุนเวียน ประมาณ 20 ล้านบาท เช่น การผลิต ตลอดจนการซื้อ การขาย ซึ่งเป็นเงินทุนหมุนเวียนเมื่อเริ่มดำเนินการผลิตไปแล้ว